Bonnes pratiques & leçons du Covid-19

 

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Une équipe de Best Practice Legal composée d’anciens directeurs juridiques a mené une enquête pendant le confinement en collaboration avec Calame Consulting en vue de repérer les bonnes pratiques qui sont nées du télétravail pendant cette période. Au total, une vingtaine de Directeurs Juridiques, tous membres de l’AFJE ont été contactés par téléphone entre le 20 avril et le 22 mai 2020.

 

Le Covid ouvre la porte du Comex

Notre Palme d’Or va à cette Directrice Juridique qui a très astucieusement pointé les nombreuses questions juridiques résultant du Covid pour justifier son admission au Comex de son entreprise. Indiscutablement, la pandémie a eu, au moins, le mérite d’offrir cette magnifique occasion à la profession juridique sachant que seule une minorité de Directeurs Juridiques en France occupent cette fonction aujourd’hui.    

 

Davantage de télétravail à l’avenir

Tous les Directeurs Juridiques interviewés avaient déjà pratiqué le télétravail pré-crise mais de façon très ponctuelle, généralement non cadrée ni juridiquement ni organisationnellement.

 

Tous ont constaté une meilleure organisation de leurs journées grâce à la flexibilité offerte par le télétravail : commencer plus tôt ou plus tard en fonction des impératifs de chacun, possibilité de faire une vraie coupure dans la journée, possibilité de gérer des impératifs de quelques minutes sans avoir à poser une journée de congé, suppression des temps de transports…

 

Comme nous l’a fait remarquer une Directrice Juridique « le problème pour le juriste, c’est le temps ». Ainsi, à l’unanimité, tous ceux que nous avons interviewés ont manifesté l’intention de pratiquer davantage le télétravail à l’avenir essentiellement en raison des gains de temps qu’il a pu générer pendant le confinement.

 

Certaines entreprises avaient déjà des consignes / des régimes de télétravail en place tandis que d’autres, qui n’en avaient pas, vont les instaurer. Tous entendent s’inspirer des leçons du confinement pour améliorer et renforcer ces dispositions.

 

Un Directeur Juridique en région, qui a souvent connu des difficultés par le passé pour recruter des juristes pour des sites géographiquement isolés, ou éloignés du siège, souhaite promouvoir à l’avenir ce qu’il appelle ‘le flexoffice’ pour faciliter l’installation de nouvelles recrues, quitte à les laisser libres de travailler une partie de la semaine à leur domicile.   

 

Mieux prioriser

Pendant le confinement, il était plus important que jamais d’aller à l’essentiel, obligeant tous à « couper les virages », ce qui a permis de mettre en évidence le fait que certaines tâches effectuées auparavant par certains juristes se sont révélées secondaires notamment des reportings pas toujours indispensables.

 

En se libérant de ces tâches là, les juristes ont eu plus de temps pour se consacrer à des prestations à plus grande valeur ajoutée.

Cette expérience a permis de mieux juger l’importance pour le business de tel dossier, projet, ou prestation, notamment en se demandant a) s’il y avait urgence à le traiter et b) s’il y avait un risque majeur pour l’entreprise si on ne le traitait pas.

Dans le même ordre d’idée, les contraintes et les pressions dues au confinement ont  produit un changement notable en termes de communication, obligeant  juristes et opérationnels à être plus sélectif quant au contenu à transmettre et au choix de destinataires. Comme nous faisait remarquer le Directeur Juridique d’un grand groupe alimentaire « A l’avenir, juristes et opérationnels devraient s’efforcer à communiquer davantage des éléments précis, en évitant le superflu. »  

 

Meilleure communication du Directeur Juridique avec son équipe

Bien avant l’arrivée du Covid 19, bon nombre de juristes ressentaient le besoin de plus de présence, de feedback et d’informations du Directeur Juridique.

L’expérience du travail à distance a montré l’importance d’une communication continue du Directeur Juridique avec ses collaborateurs et inversement. D’autre part, on a pu constater qu’en partageant informations et idées, certains éléments remontent à la surface et que l’on juge alors utiles de prendre en considération, ce qui n’aurait pas été le cas autrement.

Un Directeur Juridique a ainsi décidé de faire le point pendant une demi-heure par jour avec chaque membre de son équipe tandis qu’un autre s’est réservé une heure dans la journée pendant laquelle il peut être joint par tout collaborateur qui en émet le désir. L’un comme l’autre entend maintenir sa pratique à l’avenir pour tout collaborateur se trouvant en télétravail.

Un Directeur Juridique d’un grand groupe multinational a même créé un blog pour communiquer avec ses collaborateurs pendant le confinement, ce qui lui a permis de résumer chaque vendredi les actions accomplies des collaborateurs pendant la semaine et de compléter la liste avec les actions prévues pour la semaine à venir. Ceci a beaucoup aidé à réduire les risques pour certains de se sentir isolés et coupés des informations sur le fonctionnement de l’ensemble de l’équipe. Le blog a permis aussi des discussions informelles et même des séances de gymnastique plusieurs fois par semaine.

L’expérience du confinement a permis aux collaborateurs d’être plus ouverts sur leurs contraintes d’ordre personnel ou familial ce qui semble militer, à l’avenir en faveur d’une approche moins hiérarchique des relations avec le Directeur Juridique et d’une plus grande écoute de sa part des problèmes personnels de ses collaborateurs. Il est, cependant, trop tôt pour déterminer l’impact d’une telle réorientation en termes de motivation et de productivité.

D’autre part, un Directeur Juridique nous a fait remarquer qu’en tout état de cause, rien ne remplacera les réunions in situ. Pour lui: « manager par Zoom, c’est plutôt de l’animation d’équipe que du management ».

D’une manière générale, de l’avis de tous, le confinement a eu comme retombée positive une hausse de la communication qu’elle soit du Codir vers le Directeur Juridique ou du Directeur Juridique vers ses équipes avec aussi une augmentation du nombre de points internes (Comex/Codir passent de 1 toutes les semaines ou tous les 15 jours à 1 toutes les semaines ou 1 par jour !)

Enfin, il y a eu également une augmentation de la transparence dans l’information corporate (comment va l’entreprise, quelles sont les prochaines orientations stratégiques…) et d’implication des collaborateurs.

 

Utiliser davantage le cloud pour permettre le partage de documents et informations

L’expérience du confinement a montrée l’utilité de partage de documents et d’informations par le cloud lequel permet notamment:

  • de retracer comment telle ou telle décision a été prise et donc de mieux comprendre comment et pourquoi elle a été prise
  • de réduire, voire éliminer les obstacles « en silos » qui empêchent la transmission d’informations
  • d’avoir une vision plus globale des défis auxquels l’entreprise est confrontée du fait de connaissances et de données venant de différentes disciplines (commerciales, financières, techniques, juridiques etc).  

 

Optimisation des ressources de la Direction Juridique

Les contraintes budgétaires qui ne manqueront pas de se profiler dès la reprise normale de l’activité vont obliger les Directions Juridiques à envisager l’emploi d’autres types de ressources ou d’accroître celui des ressources existantes :

  • le déploiement de nouveaux outils numériques
  • Equiper et former encore plus à l’avenir les opérationnels pour traiter certaines tâches (notamment en matière contractuelle)
  • Embaucher des juristes sous contrat à durée limitée
  • Envisager de recourir, en tant que de besoin et si cela est possible, à des juristes qui auraient cessé leurs activités

De même, la communication avec des juristes et entités opérationnelles hors siège se fera davantage par visio-conférences.  A l’avenir, on se déplacera moins pour faire des tournées de routine dans les filiales mais plutôt pour traiter des sujets d’ordre stratégique.

L’inévitable remise en cause du degré de tolérance de risque

Une des conséquences du Covid 19 pourrait être qu’à l’avenir, le Management devrait avoir à choisir entre le maintien du degré de tolérance de risque tel qu’il existait avant la crise du Covid 19, l’obligeant ainsi la Direction Juridique a garder où même à renforcer ses effectifs - ou d’un assouplissement du degré de tolérance qui transfèrerait aux opérationnels la charge de tâches d’ordre juridique qui jusqu’alors étaient l’apanage de la direction juridique. 

 

Outils plébiscités

 

Face au nombre d’outils de communication numériques disponibles et leur méconnaissance par beaucoup de juristes, le risque de désordre et de confusion était réel dans l’organisation du travail. De surcroit, un Directeur Juridique a remarqué que bon nombre de ses collaborateurs avaient des préférences pout l’utilisation de l’un ou de l’autre de ces outils. En conséquence, il a pris la décision, dès le début du confinement, de résister à la tentation d’imposer un seul outil et de laisser à chacun le soin de choisir celui qui lui convenait le plus.

 

Outre le problème de nombre d’outils disponibles, il y avait également la nécessité de d’assurer leur compatibilité avec ceux des autres entités de l’entreprise. Avouant sa méconnaissance en matière numérique et voulant épargner à ses collaborateurs, déjà fort occupés, la corvée de se renseigner sur la compatibilité des outils transversaux, un Directeur Juridique a pris l’initiative de confier cette mission aux assistantes de la Direction Juridique. Elles l’ont assumé avec enthousiasme en y associant les assistantes des autres entités concernées.    

 

Quant aux types d’outils, sans surprise, Microsoft Teams, Skype, Whats’App et Zoom ont été les plus souvent plébiscités. Webex, a également démontré son efficacité quand bien même il ne permet pas accès à tout.

 

De l’avis d’un Directeur Juridique d’un groupe multinational, « la combinaison des outils du pack Microsoft 365 et plus spécifiquement Teams, Sharepoint, OneNotes et Outlook a été d’un vrai confort durant cette période. »  Il entend ajouter prochainement un outil de signature électronique pour renforcer la numérisation de sa Direction Juridique. Ailleurs, c’est justement la signature électronique qui a été le premier chantier d’outil digital mis en œuvre pendant cette période. Souvent le projet était « dans les tuyaux » et s’est finalisé très rapidement au début du confinement pour permettre la bonne continuation de l’activité commerciale.

 

Globalement, tous les Directeurs Juridiques ont été agréablement surpris par la facilité avec laquelle les équipes ont réussi à travailler dans un contexte anxiogène, impromptu et imposé. Tous saluent la technologie qui a tenu le coup, et des équipes IT très présentes pour les soutenir dans cette période.

 

Enfin, concernant les visio-conférences, tous constatent une meilleure qualité des réunions : meilleures préparations en amont afin qu’elles soient plus productives, plus de fluidité dans les échanges, les gens s’écoutent parler et ne se coupent plus la parole car cela s’y prête moins facilement par visio…

 

Autres bonnes pratiques

Nous avons retenus quelques autres idées issues du télétravail en confinement et qui nous semblent utiles de retenir pour l’avenir :

  • Ayant eu souvent besoin de répondre aux e-mails par l’habituel message d’absence, une Directrice Juridique a trouvé utile d’ajouter à son texte une phrase invitant l’expéditeur à lui indiquer la date à laquelle il souhaitait que l’action demandée soit accomplie. Avec le cumul de ces réponses,  et autant de deadlines, elle a pu ainsi mieux planifier sa charge de travail.   
  • Les « hello morning » avec un visio informel tous les matins (après accord des membres de l’équipe sur la régularité, les horaires et le fait de mettre la caméra) pour « prendre la température de la journée, discuter de façon informelle comme à la machine à café.
  • Les cours de sports en visio le midi pour entretenir l’esprit d’équipe, la convivialité et s’assurer de rompre l’isolement des collaborateurs confinés seuls.
  • Grosses économies réalisées avec la suppression des déplacements. Tous reverront leur politique de déplacements nationaux et internationaux afin de privilégier les visioconférences lorsque cela est possible car cela a démontré son utilité.

 

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Colm Mannin

Directeur Générale

Best Practice Legal


Publié le 20/06/2020