Cap sur la transformation digitale de la fonction juridique

La digitalisation est une préoccupation majeure, partagée par tous les services des entreprises, au premier rang desquels les directions juridiques. La digitalisation était d’ailleurs le fil rouge du CAMPUS AFJE 2017. L’occasion de se pencher concrètement sur la question, notamment au travers du retour d’expérience de la direction juridique de TF1.
Par Carine Guicheteau

Gain de temps et de productivité, permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et d’être plus réactif face aux besoins des clients internes… Les avantages liés à la digitalisation des directions juridiques sont nombreux et ne font plus débat. La profession n’est pas plus menacée, l’interprétation juridique restant l’apanage des praticiens du droit. Dès lors, la question qui se pose n’est plus pourquoi entreprendre un virage digital mais comment ?

Analyser les besoins
Avant de se lancer tête baissée et de se doter du premier outil venu, l’étape préalable consiste à évaluer l’existant et les besoins de votre direction juridique. Quelles tâches sont chronophages et mériteraient d’être automatisées ? Quels types de services pourraient être améliorés ou mis en place ? Qu’est-ce qui pourrait permettre une meilleure satisfaction de vos clients internes ? Les logiciels utilisés sont-ils adaptés à vos besoins ? Vous devrez également évaluer le degré de priorité.
« Un projet de transformation digitale se construit au fil du temps, rappelle Jérémy Rousseau, directeur juridique adjoint Diversifications chez TF1. Il est capital d’identifier les besoins et les moyens au regard de la maturité digitale de l’entreprise, de faire des arbitrages et de définir un plan d’action qui s’inscrit dans le temps. Il n’est pas nécessaire de tout mettre en place dès le début. Soyez patient et mesuré dans vos ambitions ! Un outil qui fait tout n’existe pas. Il faut accepter de ne pas aller à l’objectif immédiatement mais par étapes. Il vaut mieux tabler sur un projet évolutif, qui se construit brique après brique. »
Un benchmark, mené par le cabinet de conseil en stratégie Day One auprès des directions juridiques de plusieurs pays, a permis d’identifier neuf process impactés ou pouvant être impactés par le digital au sein de la direction juridique :

  • Facture avocats ;
  • Gestion électronique des documents ;
  • Suivi des sociétés ;
  • Gestion des projets ;
  • Contentieux et pré-contentieux ;
  • Propriété intellectuelle ;
  • Gestion contractuelle ;
  • Partage des connaissances ;
  • Compliance.

Afin d’affiner votre réflexion, « adoptez une démarche VTC pour valeur, technologie, collaboratif », préconise Olivier Chaduteau, dirigeant de Day One.

  • La valeur ajoutée du travail du juriste : quelle est-elle ? Comment la mesurer ? Comment la valoriser ?
  • La technologie : quels outils utilisez-vous déjà ? Lesquels pouvez-vous ou devez-vous ajouter à votre boîte à outils ? Avec quel impact sur le travail de l’équipe juridique ?
  • Le collaboratif : comment interagissez-vous au sein du département juridique, avec vos clients internes, avec les conseils externes ?

« Gardez bien en tête que la transformation digitale doit être orientée user experience et customer centric, complète Olivier Chaduteau. Au-delà de la "simple" adoption d’outils, la digitalisation de la fonction juridique doit également s’accompagner d’une réflexion de fond sur l’organisation et les process. Qui fait quoi à quel moment ? À quel moment le juriste d’entreprise doit être consulté ou être mis dans la boucle ? Pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour déléguer, par exemple, une partie des contrats aux opérationnels ? »

Identifier les bons outils
Au-delà des besoins traditionnels, comme la mise en place d’une contrathèque ou d’une base de données juridiques, une multitude d’outils peuvent vous intéresser. L’offre s’étoffe et se diversifie à la vitesse grand V, notamment sous l’impulsion de la legaltech.
Par exemple, pourquoi ne pas avoir recours à un chatbot, autrement appelé agent conversationnel ? Ces logiciels programmés pour simuler une conversation, genre de FAQ (foire aux questions) interactif, fleurissent sur Internet où ils renseignent, voire conseillent, en temps réel et 24 h / 24 les internautes. Ils déchargent alors la hotline qui n’intervient que sur les problématiques les plus complexes. Ils peuvent remplir les mêmes services à vos clients internes et à votre direction juridique. C’est une option qui séduit d’ailleurs de plus en plus de directions juridiques.
Votre choix défini, il vous faudra ensuite ausculter sous toutes leurs coutures les outils, ses fonctionnalités et son ergonomie. « Vous pouvez vous appuyer sur vos départements informatique et achats pour identifier et analyser les solutions, tout du moins dans un premier temps », estime Jérémy Rousseau.
Afin de repérer les nouveaux outils, une veille technologique est loin d’être superflue ! N’hésitez pas à participer à des événements en lien avec la legaltech et aller à la rencontrer de ces acteurs. La direction juridique de TF1 a, par exemple, mis en place un "legal lab". Elle rencontre ainsi régulièrement des legaltech afin de découvrir leurs solutions. « Nous restons en veille active sur les innovations qui émergent, témoigne rappelle Jérémy Rousseau (TF1). Nous ne les adoptons pas forcément mais il est important de s’y intéresser de près. »
Au sein de la direction juridique de TF1, la première pierre numérique a été posée en 2001 avec la mise en place d’une contrathèque. Puis ont suivi la gestion électronique des contrats et la mise en place d’un circuit de visa électronique, avec notamment la signature électronique. « Il est nécessaire de respecter le rythme d’apprentissage et d’accompagner les usages, d’expliquer, de donner confiance, tant aux juristes qu’aux opérationnels, souligne Jérémy Rousseau. Cela demande beaucoup d’énergie, de pédagogie et même de créativité. » Par exemple, pour conduire le changement au niveau de la signature électronique, un Mooc a été créé. « Il s’agit également de trouver les bons arguments, signale Jérémy Rousseau. Par exemple, mettre en avant le gain de temps en n’ayant plus à parapher chaque page d’un contrat a fait mouche auprès de la direction ! »

Convaincre la direction générale
Justement l’une des étapes cruciales de tout projet de digitalisation est l’obtention du feu vert de la direction et donc le financement. Pour la convaincre d’allouer des ressources, il va vous falloir bien ficeler votre projet et démontrer les gains escomptés pour la direction juridique, ses clients internes et donc l’entreprise, en vous basant sur des indicateurs de performance précis. Un KPI pertinent (et frappant !) consiste à identifier le temps passé par les juristes à des tâches qui ne sont pas spécifiquement juridiques. « Quand vous indiquez que les juristes de l’entreprise ne se consacrent à leur métier qu’à compter du mercredi midi, c’est un argument de poids ! », s’exclame Olivier Chaduteau (Day One).
« L’autre clé, c’est l’évangélisation, mais c’est un travail de longue haleine », concède Julie Delormeau, directrice juridique pôles Contenu et information chez TF1. « Le marketing juridique est essentiel, d’autant plus en matière de projet digital car il impacte toute l’entreprise, indique Olivier Chaduteau (Day One). Il faut accepter de perdre du temps pour en gagner, en expliquant et en formant, le gain de temps n’arrive qu’ensuite. »


Publié le 14/03/2018

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